Persónuverndarstefna Allianz Ísland hf., söluumboðs

Allianz Ísland hf. söluumboð (Allianz IS) leggur ríka áherslu á að vernda persónuupplýsingar viðskiptavina sinna og er persónuverndarstefna þessi sett í þeim tilgangi að tryggja að til staðar sé heildstæð sýn á þær persónuupplýsingar sem félagið vinnur með hverju sinni og er henni ætlað að treysta fylgni félagsins við lög og reglur um persónuvernd. Markmiðið er jafnframt að starfsmenn, viðskiptavinir og aðrir séu upplýstir um hvernig Allianz safnar og vinnur með persónuupplýsingar. Megintilgangur Allianz með vinnslu persónuupplýsinga er að veita einstaklingum þjónustu á sviði slysa og persónutrygginga

Persónuupplýsingar eru upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings. Með því er m.a. átt við nöfn, kennitölur, heimilisföng, staðsetningargögn, netföng, símanúmer, kreditkortanúmer, netauðkenni s.s. IP tölur, upplýsingar um bankareikninga, auðkenni vegabréfa eða annarra persónuskilríkja, myndir, myndskeið og notendanöfn.

Viðkvæmar persónuupplýsingar eru m.a. heilsufarsupplýsingar, stjórnmálaskoðanir, trúarbrögð, erfða- og lífkennaupplýsingar.

Með vinnslu persónuupplýsinga er átt við aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónugreinanlegar upplýsingar hvort sem það er handvirkt eða rafrænt.

Stefna þessi tekur til persónuupplýsinga hvort sem þeim er safnað og þær varðveittar með rafrænum hætti, á pappír eða með öðrum sambærilegum hætti. Stefnan tekur til skráningar, vörslu og vinnslu á persónuupplýsingum. Stefnan nær til allra starfsmanna Allianz IS og stjórnar félagsins, einnig er hún grunnur að þeim vinnslusamningum sem félagið gerir við þá sem vinna með persónuupplýsingar fyrir þess hönd.
Reglur Allianz IS um vinnslu persónuupplýsinga gilda m.a. um:

• Fyrrverandi, núverandi og verðandi viðskiptavini.
• Einstaklinga sem eru tengdir viðskiptavinum s.s. fjölskyldumeðlimi.
• Þá sem heimsækja starfsstöðvar félagsins
• Þá sem heimsækja heimasíðu eða samfélagsmiðla sem félagið notar.
• Fyrrverandi og núverandi starfsmenn félagsins.
• Starfsumsækjendur.

Um meðferð persónuupplýsinga gilda lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga eins og þau eru á hverjum tíma. Lögin taka m.a. á vinnslu, vörslu og miðlun persónuupplýsinga. Allianz IS er vinnsluaðili fyrir þýsku tryggingafélögin Allianz Lebensversicherungs AG og Allianz Versicherung AG og fylgir öllum þeim lögum og reglum varðandi meðferð persónuupplýsinga sem þýsku félögunum ber að fylgja. Á eftirfarandi slóð er hægt að kynna sér betur persónuverndarstefnu félaganna: https://www.allianz.de/datenschutz/

Allianz IS ber ábyrgð á skráningu persónuupplýsinga og meðferð þeirra upplýsinga í starfsemi sinni.

Allianz IS vinnur eða meðhöndlar persónuupplýsingar sem félagið safnar ýmist sem ábyrgðaraðili eða vinnsluaðili. Félagið vinnur persónuupplýsingar á vegum tryggingafélaganna Allianz Lebensversicherungs AG og Allianz Versicherung AG.

Allianz IS er með skráða skrifstofu á Dalshrauni 3, 220 Hafnarfirði. Hægt er að hafa samband við skrifstofu félagsins með því að senda skriflega fyrirspurn á [email protected] og með því að hafa samband í síma 595 3300 ef þú hefur einhverjar spurningar í tengslum við persónuvernd.

Allianz IS vinnur með þær persónuupplýsingar sem eru nauðsynlegar til að koma á og efna samninga á milli viðskiptavinar og tryggingafélaganna Allianz Lebensversicherung AG og Allianz Versicherung AG í Þýskalandi. Við samningsgerð fáum við persónuupplýsingar samkvæmt skriflegri heimild frá þér. Þessar upplýsingar kunna að innihalda nafn þitt, kennitölu, heimilisfang, símanúmer, netfang, bankaupplýsingar og/eða kreditkortaupplýsingar, númer og gildistíma, ásamt í einhverjum tilfellum heilsufarsupplýsingar.

Við notum vefkökur til þess að aðgreina þig frá öðrum notendum á vefsíðu Allianz. Vefkökur eru litlar textaskrár sem netvafrinn þinn vistar á tölvunni þinni sé netvafrinn þinn stilltur til að samþykkja notkun á vefkökum. Vefkökurnar gera okkur kleift að muna ákveðnar stillingar hjá notanda til að bæta notendaupplifun og fá tölfræðiupplýsingar um notkun á vefsíðu Allianz.is. Notendur geta ákveðið hvort þeir leyfa sumar eða allar vefkökur með stillingum í netvafra. Ef notendur kjósa að leyfa ekki vefkökur þá kann hluti vefsíðunnar að verða óaðgengilegur.

Rafræn vöktun fer fram með öryggismyndavélum á starfsstöð Allianz IS. Öll notkun öryggismyndavéla er í samræmi við ákvæði persónuverndarlaga og reglna settra samkvæmt þeim. Símtöl milli einstaklings og starfsmanna Allianz kunna að vera hljóðrituð í samræmi við ákvæði fjarskiptalaga eða annarra laga. Hljóðritun símtala fer fram í þeim tilgangi að tryggja öryggi og rekjanleika í viðskiptum. Allianz ábyrgist ekki að öll símtöl séu hljóðrituð.

Allianz IS er nauðsynlegt að vinna með persónuupplýsingar um barn í þeim tilgangi að framkvæmda viðskipti eða veita þjónustu sem óskað hefur verið eftir t.d. vegna gerð tryggingasamnings. Slíkt er ávallt gert með samþykki forráðamanns.

Við miðlum ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila án þess að samþykki þitt fyrir miðluninni liggi fyrir. Þér er frjálst að hafna slíkri miðlun nema þar sem okkur er það skylt samkvæmt lögum eða í þeim tilvikum þar sem það telst nauðsynlegt til að hafa uppi eða verjast réttarkröfu. Rík áhersla er lögð á að varsla persónuupplýsinga sé ávallt með ábyrgum hætti. Allianz kann að miðla persónuupplýsingum þínum til þriðju aðila ef um er að ræða þjónustuveitanda eða aðila sem sjá um greiðslumiðlun, upplýsingatækniþjónustu eða annars konar ráðgjöf fyrir hönd félagsins. Til dæmis sér greiðslumiðlunin Valitor um kreditkortagreiðslur fyrir hönd Allianz á Íslandi. Persónuverndarstefnu Valitor má nálgast hérna. Í þeim slíkum tilfellum gerir Allianz vinnslusamning við viðkomandi aðila sem fær persónuupplýsingarnar. Persónuupplýsingar þínar kunna jafnframt að vera afhentar þriðja aðila að því marki sem heimilað er eða krafist er á grundvelli viðeigandi laga eða reglna, s.s. til Ríkisskattstjóra eða annarra eftirlitsaðila. Það sama kann að eiga við sé afhendingar krafist á grundvelli dómsúrskurða eða reynist miðlun nauðsynleg þannig að félagið geti gætt hagsmuna sinna í ágreinings- eða dómsmálum.

Persónuverndarstefna Allianz nær ekki til upplýsinga eða vinnslu þriðju aðila sem við höfum enga stjórn á né berum ábyrgð á notkun, birtingu eða annarri vinnslu þeirra á persónuupplýsingum.

Allianz leggur mikla áherslu á að vernda allar persónuupplýsingar og hefur yfir að skipa innra eftirlitskerfi sem á að tryggja að ávallt skulu gerðar viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar öryggisráðstafanir, þ.m.t. aðgangsstýringar, öryggisstefnu og innri endurskoðun.

Starfsmenn og ráðgjafar Allianz hafa skrifað undir trúnaðar- og þagnareið þess efnis að þeir séu bundnir trúnaði um vitneskju og störf sín hjá Allianz.

Allianz hefur sett sér verklagsreglur til að bregðast við því ef öryggisbrot kunna að koma upp og mun tilkynna viðkomandi um slíkt öryggisbrot í samræmi við skyldu samkvæmt persónuverndarlöggjöf.

Allianz mun tilkynna þér án ótilhlýðilegrar tafar ef það kemur upp öryggisbrot er varðar persónuupplýsingarnar þínar og hefur í för með sér mikla áhættu fyrir þig. Með öryggisbroti er átt við brot á öryggi sem leiðir til óviljandi eða ólögmætrar eyðingar persónuupplýsinga eða að þær glatist, breytist, verði birtar eða aðgangur veittur að þeim í leyfisleysi.

Allianz reynir eftir fremsta magni að halda persónuupplýsingum um þig nákvæmum og áreiðanlegum og uppfærir þær eftir þörfum. Við varðveitum persónuupplýsingar svo lengi sem það er nauðsynlegt vegna samningssambands, til að uppfylla lagaskyldu eða verjast réttarkröfu, þ.e. eins og lög mæla fyrir um eða svo lengi sem málefnaleg ástæða er til. Málefnaleg ástæða er til staðar ef enn er unnið með upplýsingarnar í samræmi við upphaflegan tilgang með söfnun þeirra eða vegna viðskiptalegra hagsmuna Allianz, t.d. til þess að afmarka, setja fram og verja kröfur Allianz.

Ef umsókn þín um tryggingu er ekki samþykkt gætum við viljað geyma upplýsingar til að geta ráðlagt þér í framtíðinni.

Persónuverndarlög kveða á um réttindi einstaklinga, m.a. um að fá upplýsingar um hvernig persónuupplýsingar eru unnar.

Einstaklingur á rétt á;

a) að fá að vita hvaða persónuupplýsingar eru skráðar um hann og hvernig þær eru tilkomnar og fá aðgang að persónuupplýsingunum,

b) að fá upplýsingar um hvernig persónuupplýsingar um hann séu unnar,

c) að persónuupplýsingar um hann séu uppfærðar og leiðréttar,

d) að persónuupplýsingum um hann sé eytt, ef ekki er lengur málefnaleg ástæða til að varðveita þær,

e) að andmæla og/eða takmarka hvernig persónuupplýsingar séu unnar,

f) að fá afhentar persónuupplýsingar sem hann hefur látið okkur í té eða að þær séu sendar beint til annars aðila með þeim takmörkunum sem réttindi og frelsi annarra setja,

g) að afturkalla samþykki sitt til vinnslu þegar vinnsla byggist á þeirri heimild með sama hætti og hann gaf það eða með því að senda á okkur skriflega fyrirspurn,

h) að fá upplýsingar um hvort fram fari sjálfvirk ákvarðanataka, þ.m.t. gerð persónusniðs og um þau rök sem þar liggja að baki og einnig þýðingu og fyrirhugaðar afleiðingar slíkrar vinnslu.

Nauðsynlegt er fyrir einstaklinga að sanna á sér deildi þegar þeir óska eftir að neyta réttinda sinna.

Beiðnin verður tekin til greina og upplýsingarnar afhentar, þegar það á við, innan hæfilegs tíma. Tilkynnt verður og gefin skýring á ef töf verður á afgreiðslu eða ef ekki er unnt að verða við beiðninni að fullu eigi síðar en mánuði frá móttöku hennar.

Komi upp ágreiningur um meðferð persónuupplýsinga er unnt að leggja fram kvörtun til Persónuverndar með því að senda tölvupóst á netfangið [email protected]

Persónuverndarstefnan er endurskoðuð reglulega og kann að taka breytingum. Þér er því ráðlagt að kynna þér persónuverndarstefnuna reglulega en breytingar á stefnunni öðlast gildi við birtingu á heimasíðu Allianz.

Fyrst samþykkt: 19. júní 2019

Yfirfarið og staðfest janúar 2024